Оцінка персоналу: методи, які повинен знати кожний HR

За результатами оцінки у дослідженні елементів сучасної системи управління персоналу, майже в половині українських компаній проводиться оцінка персоналу (44%). При цьому, 39% респондентів вказують, що розмір зарплати співробітників залежить від результатів оцінки.

Про що це говорить? – Про усвідомлення того, наскільки важливо розуміти реальну ефективність і потенціал своєї команди для ухвалення якісних управлінських рішень.

Тому у цій статті поговоримо про оцінку персоналу і її роль у бізнесі.

Що таке оцінка персоналу?

Оцінка персоналу – це регулярна перевірка співробітників на відповідність займаній посаді, професійних компетенцій та потенціалу для подальшого розвитку. Вона дозволяє виявити сильні й слабкі сторони працівників, краще зрозуміти потреби в навчанні та підвищенні кваліфікації.

Коли проводити оцінку персоналу?

Оцінка може бути актуальна в таких ситуаціях:

1. Випробувальний термін. На цьому етапі ми спостерігаємо за співробітником і розуміємо, відповідає він нашим очікуванням чи ні, а також дивимося як він адаптується. 
2. Виконання поточної діяльності. Тут оцінюється професійний та кар'єрний розвиток співробітника. На цьому етапі відбувається можливий перегляд заробітної плати або ж преміювання співробітника.
3. Навчання співробітників. Під час навчання HR-спеціалісти визначають рівень професійного розвитку співробітника, розуміють чому він повинен навчитися.
4. Переведення в інший структурний підрозділ. Оцінка допомагає визначити, які нові функціональні обов'язки будуть покладатися на співробітника.
5. Формування кадрового резерву. За допомогою оцінки можна виявити особисті якості спеціалістів.
6. Звільнення. Під час звільнення HR-менеджер проводить оцінку співробітника відносно некомпетентності. При цьому використовується метод оцінки «Атестація».

Крім того, співробітник може запросити оцінку своєї роботи при запиті на підвищення заробітної плати – це розповсюджена та продуктивна практика для розвитку.

Цілі проведення оцінки персоналу

Основні завдання оцінки такі:

1. Встановити, наскільки кваліфікація, навички та досвід працівника відповідають вимогам його посади. Це дозволяє розуміти, чи ефективно працівник виконує свої обов'язки і чи варто компанії надалі інвестувати у його розвиток.
2. Виявити працівників з потенціалом для кар'єрного зростання. Це допомагає уникати зайвих витрат на пошук зовнішніх кандидатів, оскільки внутрішнє просування ефективніше та економніше.
3. Визначити особисті якості співробітників, наприклад, вміння працювати в команді або схильність до самостійної роботи. Така інформація є важливою для правильного формування команд та підбору завдань.
4. Надати співробітникам чіткий і конструктивний зворотний зв'язок щодо їхньої роботи. Це допомагає їм зрозуміти свої сильні сторони та зони для росту, що сприяє підвищенню ефективності та мотивації.

Чіткі та зрозумілі цілі допомагають проводити оцінку результативно та прозоро.

Переваги проведення оцінки для компанії та співробітника

Для компанії:

• визначення результатів роботи, рівня знань та навичок персоналу компанії;
• можливість ротації кадрів та створення кадрового резерву;
• створення цілеспрямованої програми розвитку персоналу;
• мотивація персоналу;
• побудова корпоративної культури;
• організаційний розвиток.

Для співробітника:

• визначення місця та ролі кожного співробітника в компанії – по горизонталі та вертикалі;
• ясне розуміння поставлених завдань, критеріїв успішності їх виконання, залежності;
• заробітної плати та премії від результатів роботи;
• можливість отримати зворотний зв'язок від безпосереднього керівництва;
• гарантія того, що досягнення не залишаться без уваги (якщо система працює ефективно);
• можливість кар'єрного та професійного зросту.

Все це створює для працівників комфортні та зрозумілі умови роботи, а компанія може працювати більш злагоджено та результативно.

5 простих кроків для оцінки персоналу

Щоб оцінка була ефективною, дотримуйтеся цих простих кроків:

1 етап: підготовка програми оцінки

Спочатку чітко зрозумійте, яку саме інформацію ви хочете отримати: чи йдеться про професійні навички, потенціал для підвищення, чи про оцінку командних якостей співробітників. Це допоможе правильно обрати критерії оцінювання. Такий етап може зайняти 1 тиждень.

2 етап: аналіз діяльності та формування критеріїв оцінки

На цьому етапі HR-спеціаліст уважно вивчає особливості роботи співробітників, а також специфіку організаційної структури компанії. За результатами цього аналізу створюється список конкретних критеріїв, за якими будуть оцінюватися співробітники. Тривалість – 1-2 тижні. 

3 етап: конструювання процедур оцінки

Далі розробляються процедури, за якими проводитиметься оцінювання. На цьому етапі HR-менеджер визначає чіткі правила, терміни та умови проведення оцінки. Цей процес також займає близько 1-2 тижнів.

4 етап: проведення оцінки

Під час цього етапу HR-фахівець здійснює безпосередню оцінку співробітників, використовуючи обрані методи. Важливо фіксувати всю отриману інформацію та збирати зворотний зв'язок від учасників процесу. Цей етап зазвичай займає від 3 до 5 днів залежно від розміру компанії та кількості працівників.

5 етап: аналіз

Завершальний етап – аналіз отриманих результатів оцінки. На підставі цих даних HR-спеціаліст формує конкретні рекомендації щодо подальших кроків: навчання, підвищення, перерозподіл обов'язків або інших необхідних змін. Тривалість цього етапу – від 1 до 2 тижнів.

Основні вимоги до критеріїв оцінки персоналу

Щоб система оцінка працювала ефективно, в ній повинні бути присутні критерії. Тут мова йде про особисті якості та характеристики співробітників, за допомогою яких HR-менеджер зможе визначити його ефективність. 

Не менш важливо розуміти в якому сегменті знаходиться компанія, які завдання та цілі переслідуються у ході оцінки. Тож критерії мають враховувати особливості різних посад і рівнів відповідальності:

1. Об'єктивність: критерії оцінювання повинні відповідати реальним завданням працівника. Наприклад, для менеджера з продажів важливо оцінювати кількість успішних угод, а для дизайнера – якість і креативність робіт.
2. Чіткість: кожен працівник має легко розуміти, що саме і як саме буде оцінюватися. Для адміністративного персоналу важливими можуть бути точність ведення документації, швидкість виконання завдань, а для керівників – ефективність управлінських рішень і вміння мотивувати команду.
3. Прозорість: співробітник повинен точно знати, які показники оцінюються і як впливають на його роботу. Наприклад, програмістам важливо розуміти, що оцінюється якість коду та своєчасність виконання проєктів, а операторам кол-центру – задоволеність клієнтів та швидкість розв'язання проблем.
4. Мотиваційність: оцінка має стимулювати працівників до розвитку. Це означає, що працівники повинні бачити зв'язок між результатами оцінки та бонусами, підвищенням зарплати або кар'єрним просуванням. Наприклад, для молодших спеціалістів мотивацією може стати підвищення після досягнення певних показників, а для досвідчених – премії за результатами роботи.

Такий підхід дозволяє оцінювати персонал максимально ефективно та справедливо, враховуючи особливості роботи кожного співробітника.

Як налаштувати процес оцінювання в компанії: автоматизація+регулярність

Щоб процес оцінювання приносив реальну користь, він має бути регулярним і максимально простим для всіх учасників. Найкраще це працює, коли оцінювання повністю автоматизоване через HRM-систему.

Наприклад, у HURMA ви можете швидко створювати будь-які опитування: виберіть готовий шаблон (наприклад, eNPS або Q12), або сформуйте власний набір запитань саме для вашої компанії. Після цього система сама подбає про регулярність — автоматично запустить опитування, надішле працівникам запрошення та нагадування, а вам залишиться лише отримати результати та використати їх для покращення роботи команди:

Завдяки автоматизації ви не витрачаєте зайвий час і завжди маєте актуальну картину ефективності й залученості працівників.

7 практичних методів оцінки персоналу

Розгляньмо найефективніші та найпоширеніші методи:

1. Метод атестації – співробітники проходять регулярні атестації (раз на рік або пів року). Атестація включає тести, завдання, співбесіди та аналіз виконання робочих завдань. За результатами атестації визначається, чи відповідає працівник посаді, чи потребує додаткового навчання, чи готовий до підвищення.
2. Опитувальники – співробітники заповнюють спеціальні анкети, що містять питання про особисті якості, мотивацію, задоволеність роботою. Результати аналізуються HR-спеціалістом, що дозволяє визначити психологічні характеристики та рівень мотивації працівника.
3. Інтерв'ю – керівник або HR проводить індивідуальні зустрічі з працівниками, під час яких детально обговорюється досвід роботи, поточні успіхи і труднощі, плани розвитку. Це дозволяє зрозуміти реальну ситуацію з ефективністю співробітника і спланувати його кар'єрний шлях.
4. Оцінка «360 градусів» – проводиться анонімне анкетування серед керівників, колег та підлеглих співробітника, якого оцінюють. Учасники оцінюють різні аспекти роботи: професіоналізм, комунікацію, командну роботу тощо. Отримані результати дають комплексну картину про сильні та слабкі сторони співробітника.
5. KPI (ключові показники ефективності) – кожен працівник отримує конкретні вимірювані завдання (наприклад, обсяг продажу, кількість оброблених заявок, швидкість виконання завдань). Результати роботи регулярно фіксуються та аналізуються, а оцінка залежить від досягнення встановлених KPI.
6. Management by Objectives (MBO) – працівники разом із керівництвом ставлять конкретні цілі на визначений період часу (квартал, рік). Після закінчення цього періоду проводиться аналіз виконання цих цілей, і оцінюється ступінь їх досягнення. Це дозволяє побачити, наскільки ефективно працівник реалізує визначені задачі.
7. Рейтингові поведінкові установки – співробітників оцінюють на основі спостережень за їхньою поведінкою у конкретних робочих ситуаціях (робота з клієнтом, розв'язання конфліктів). HR або керівник заповнює форму, вказуючи, як часто і наскільки ефективно працівник демонструє необхідні поведінкові навички.

Застосовуючи ці методи з урахуванням специфіки вашої компанії, ви забезпечите точну, справедливу та корисну оцінку персоналу.

Висновок

Будьте прозорими: всі працівники повинні розуміти, як і для чого їх оцінюють. 

Спробуйте систему регулярних опитувань безплатно з демо HURMA System вже сьогодні – перетворіть оцінювання з формальності у корисний інструмент зворотного зв’язку, мотивації та розвитку!

• Оцінка персоналу